Gerenciar os Stakeholders: Uma abordagem estratégica

Por que gerenciar os stakeholders de um projeto é tão importante?

Atualmente, mais do que nunca, o maior desafio de um gerente de projetos não são as restrições de orçamento ou os de prazo, mas as questões políticas que estão involvidas no projeto...

Todos que têm um interesse (positivo ou negativo) nos resutados de um projeto são chamados de stakeholders. Pode ser o cliente, gerentes funcionais, usuários, funcionários impactados, fornecedores, patrocinadores, diretores e etc.

A vida seria melhor se todo stakeholder fosse prestativo e um entusiasta de todos os projetos. Infelizmente, isso não acontece...

Entre os stakeholders existem aqueles que são capazes tanto de alavancar como derrubar um projeto. São os chamados key-stakeholders. E cabe ao Gerente de Projetos mantê-los gerenciados de tal forma que não haja influências negativas no projeto. Porém, isso não é uma tarefa simples, daí o PMI reservar um processo dedicado a esse tema no PMBOK 2004. E quando o GP falha nessas atividades, muita coisa pode dar errado.

O segredo é o gerente de projetos tomar essa variável como um objetivo, e não como um problema.

Sim! E a melhor maneira de traçar esse objetivo é criar perfis de stakeholders que objetivamente indicam como cada um deles deve ser gerenciado.

Basicamente, os key-stakeholders podem ser classificados da seguinte maneira:

1. Destrutivos: a sua intenção é a de influenciar as decisões e desejam estar altamente envolvidos, mas realmente não dão apoio ao objetivo e têm sempre uma posição negativa sobre os esforços.
2. Passivos/Neutros: apesar de saber que podem influenciar as decisões, não se interessam nem participam, e desejam um envolvimento pro forma, e talvez por isso, geralmente apoiam bem ao objetivo e têm atitudes saudáveis sobre os esforços.
3. Construtivos: a sua intenção é a de influenciar as decisões e desejam estar altamente envolvidos e, geralmente, possuem os caminhos para gerenciar os Destrutivos. Além disso, são claramente apoiadores e têm sempre atitudes positivas sobre os esforços.

Dá para perceber que não há grandes mistérios para ser eficaz nessa atividade. O conceito está em dois elementos: a força do stakeholder e a sua intenção no projeto.

E, também, é de se notar que tanto o stakeholder Construtivo como o Destrutivo precisam de comunicação face a face, documentação disponível, direcionamento constates de emails e Relatório de Desempenho regulares.

Uma última dica que se pode tirar daí, é observar os númentos de stakeholders construtivos e destrutivos que estão no projeto.

O GP precisa desenvolver ações que torne, um a um, cada stakeholder destrutivos em um aliado, pois sua influência e envolviemento são potenciais para trazer benefícios para o projeto. Lembre-se que:

"Ao tornar meus inimigos em amigos, não destruí meus inimigos?".

(Abraham. Lincoln)

Para fazer isso, vejamos algumas boas práticas (se possível fazer desde o Termo de Abertura):

1. Conheça o motivo: mapeie o que está por trás das suas atitudes negativas.


2. Persuasão (i) - realize ações básicas: ofereça facilidades de comunicação, cordialidades e colaboração.


3. Persuasão (ii) - mantenha-o envolvido, consulte sempre as suas idéias (isso não formaliza decisões e o mantém temporariamente confortável);


4. Escalonamento: compartilhe as idéias e atitudes negativas com os stakeholders construtivos e solicite colaboração;


5. Planejamento: planejar e elaborar estratégias junto com os construtivos, o melhor formato de conduzir o projeto.

Caso o número de stakeholders destrutivos for muito maior, comuns em projetos de mudanã de cultura, procure também trabalhar junto aos Neutros de forma a melhorar o ponto de vista deles, dando a importância no seu envolvimento e comprometimento com o sucesso.

Atenção: Essas ações não necessariamente entram no plano do projeto. Geralmente, são tratadas confidencialmente entre o GP e seu Patrocinador(es).