Scope Creep

Um dos grandes segredos do gerenciamento de projetos é proteger o seu escopo. Projetos que alteram o escopo durante sua execução têm sérias dificuldades em cumprir o cronograma e estouram o orçamento. O risco mais comum que envolve o escopo do projeto é o que o PMI chama de “scope creep”, quando o escopo vai crescendo à medida que o cliente vai entendendo suas necessidades e reformulando seus objetivos e essas entregas fogem co controle do gerenciamento do projeto.

Nas realizações de estimativas e medições em cada fase do ciclo de vida, o Gerente de Projeto pode determinar se os requisitos funcionais cresceram ou diminuíram; e se esta variação corresponde a novos requisitos ou a outros já existentes e que foram apenas mais detalhados.

Há quem chame este problema de “Jacques”. Seria uma homenagem a um francês ilustre? Não, trata-se apenas da forma como o cliente costuma abordar o assunto: “já que o sistema faz isso, ele pode então fazer aquilo.”

O gerente do projeto deve ser ponderado e analisar com cuidado cada demanda: ao rejeitar um pedido, ele pode se indispor com o cliente, mas se aceitar ele pode estar dando um tiro no próprio pé, já que o prazo e orçamento não serão tão “elásticos” quanto as exigências. No gerenciamento, já é recomendável a configuração de uma certa “margem de manobra”, mas nos tempos atuais, em que eficiência é a palavra que está na ordem do dia, não há muita “gordura para queimar” e os compromissos assumidos pelo gerente podem se transformar num sacrifício, muitas vezes desnecessário, para toda a equipe.

Em alguns projetos, o “scope creep” é uma situação tão comum que não dá para começá-los sem tomar algumas precauções. O primeiro cuidado é negociar a forma de remuneração: fixa ou variável. Se for fixa, o risco das mudanças está toda com o gerente do projeto, se for variável, o cliente assume os custos extras. Mesmo neste caso, o gerente do projeto deve cuidar para que o cliente seja informado a priori dos novos custos nos casos de variações, os chamados "aditivos".

Geralmente, gerentes financeiros não participam destas reuniões de escopo e podem alegar que não há previsão de recursos para os "aditivos",daí a importância dos relatórios de acompanhamento mantendo-os informados antecipadamente sobre as a novas condições porvir e evitar dissabores na hora do recebimento.

O segundo cuidado é documentar meticulosamente o escopo do projeto. Este documento resume o que será feito, com que características e com que recursos. Ele é um “quase-contrato”, pois não traz as cláusulas de rescisão e as penalidades. Neste momento, tudo está bem e todos concordam. Só que, na cabeça de cada um, há uma imagem diferente do que será o produto final.

À medida que este produto vai tomando forma e sendo entregue, o cliente vai vendo que o que ele imaginou “não é bem aquilo” e podem começar as decepções.

A satisfação do cliente depende em muito do que será dito e prometido no que costumam chamar de “pré-venda”. É neste momento que o gerente de projetos deve entrar em cena para meticulosa, cuidadosa e disciplinadamente escrever tudo o que o projeto deve entregar. Este processo é o “planejamento de escopo”. Esta tarefa pode ser delegada para um especialista experiente, mas a responsabilidade não deve sair nunca das mãos do gerente de projetos.

O terceiro cuidado é definir prioridades. O gerente de projetos deve ter a sensibilidade para identificar quais são os requisitos obrigatórios e quais os desejáveis, marcando cada um segundo com a sua prioridade. Isso evita que alguém arbitre o que é importante no lugar do cliente. Há gerentes de projeto que vão mais longe e pedem ao cliente para definir o que ele considera “sucesso” do projeto. Por exemplo, num projeto de TI, um sistema em que havia desperdício de 30% da matéria-prima, foi considerado sucesso reduzir esta taxa para 15%. Mas, este número ainda é alto, diria você. Sim, mas o cliente considerou que uma redução de 50% dos desperdícios já representaria benefícios suficientes que compensariam os investimentos no projeto. Além do mais, lembre-se de que: “o perfeito é inimigo do bom”.

Em suma: defina o escopo, meu filho!! Saiba exatamente o que deve ser feito, e unicamente isso, para atender a necessidade do cliente.