Em um mundo globalizado como hoje, os Wikis, Blogs, Webinars e Podcasts são as novas e indispensáveis ferramentas de comunicação dos Gerentes de Projetos para atender a velocidade e a necessidade de disponibilidade de informação nunca antes vistos. Os cronogramas estão cada vez mais comprimidos e com restrições críticas, o que valoriza cada minuto dentro de um projeto. Se você é um Gerente de Projetos, deve aprender ASAP (as soon as possible) como usar essas ferramentas de uma forma que otimize ainda mais o seu tempo dedicado ao projeto:
Wikis que promovem a Colaboração da Equipe
Wikis são páginas web que permitem, aos stakeholders de qualquer parte do mundo, que colaborem, inserindo ou consultando textos. Geralmente, todas as definições, conceitos, requisitos ou até mesmo o escopo adotados no projeto são incluídos nessa página pelo stakeholder mais adequado utilizando uma linguagem de dia a dia. Se um outro stakeholder não concordar, ele terá um espaço para colocar a sua opinião, até que haja um consenso. O Gerente de Projetos se limita a apenas a rever o que foi incluído e filtrar o que deve ser considerado em seu projeto. (pode provocar discussões, se necessário). Isso faz com que a documentação do projeto seja um esforço de equipe e não fique concentrada nas mãos do gerenciamento. A wiki registra os autores dos textos e suas contribuições.
Os Blogs Simplificam o compartilhamento do Status do projeto e Melhores Práticas
Embora os blogs sejam tipicamente utilizados como periódicos, Gerentes de Projetos podem usá-lo para compartilhar o status do projeto, o diário de bordo e as lições aprendidas. Os stakeholders podem fazer comentários em cima de cada item (post) dando a sua perspectiva, como também a equipe do projeto pode comentar o progresso de assuntos específicos de suas tarefas em particular, tudo isso de qualquer parte do mundo.
Como um blog é organizado em uma ordem cronológica, geralmente diária, acaba se tornando a ferramenta que gera mais velocidade na disponibilidade de informações para os stakeholders a respeito das realizações mais recentes.
Reuniões e Treinamentos via Broadcast
Webcasts são como distribuições de tv, mas online. Pelo fato da possibilidade da captura de imagens ser transmitida ao vivo ou ainda de realizar a produção, gravar e utilizar em um momento posterior, os webcasts já são utilizados para as reuniões de equipe, comunicação sobre andamento de projetos, treinamentos no formato e-learning, e etc. Atualmente, as ferramentas de Webcasts e Podcasts são indispensáveis para o desenvolvimento profissional em todos os setores.
O Podcast é um método de distribuição de áudio que, ao seu fim, os usuários poderão comentar a respeito ou avaliar a informação fornecida.
Instrutores geralmente utilizam webcasts e podcasts como um meio de envolver os alunos além dos livros e da sala de aula. Gerentes de Projetos também podem utiliz-a-los para manter a sua própria habilidade em comunicar virtualmete as informações do projeto, seja na forma de treinamento, orientação ou na atualização de uma informação. Um exemplo pode ser visto quando um Gerente de Projetos disponibiliza um Podcast a respeito de requisitos de um dos produtos do projeto orientando o que pode melhorar e o que não pode deixar de ser considerado. Todos os envolvidos podem baixar o podcast para um celular ou um laptop e levar consigo ou transmitir a mesma informação para terceiros.
É importante ressaltar que todas essas ferramentas devem ser utilizadas de uma forma inteligente. O Gerente de Projetos deve conhecer a medida da precisão da informação que está sendo disponibilizada. Ferramentas que utilizam a tecnologia geralmente dão a ilusão que a comunicação está sendo feita de maneira eficiente e eficaz.
Não devemos subestimar o valor da comunicão direta, os encontros presenciais e telefonemas.
Inspirado no artigo do site PMI-Passport: "Tecnologias Colaborativas são as grandes armas para ultrapassar as formas tradicionais de comunicação e melhorar o desempenho."
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