O Hall da Vergonha do Ms Project

Resumo com tradução livre e minha do Artigo Microsoft Project Hall of Shame de Luc K. Richard
Fonte: gantthead.com

O Ms Project, como a maioria das demais ferramentas de gerenciamento, pode ser extremamente benéfico e até mesmo indispensável quando utilizado corretamente.

Quando é utilizando de forma inapropriada, geralmente, torna a vida do GP miserável. Mas, o que é um plano de projetos ruim? Veja o exemplo abaixo:

Esse caso, mostra um Gerente de Projetos que utiliza a ferramenta para acompanhar a utilização de recursos via campo "Nome da Tarefa (Task Name)". Além de não indicar qual ou quais tarefas cada recurso terá q executar, não mostra os entregáveis. Isso implica que o Gerente de Projetos não será capaz de calcular o progresso.

No caso acima, o Gerente de Projetos utiliza o Ms Project como um mero checklist. A tarefa "Write Specs" não precisaria ser detalhada em 11 sub-tarefas. Quanto mais detalhado for o seu cronograma, mais tarefas você terá que controlar. Projetos simples de 2 meses podem se tornar verdadeiros monstros. Somente detalhe o que realmente for necessário para o projeto.

No caso acima, o GP considerou cada tarefa como um marco (milestone) do propjeto (todosas com duração de 0 dias) e ainda por cima configurou a restrição "Deve terminar em" para cada tarefa. O problema é que montar um projeto dessa forma é matar com o "cronograma dinâmico" que a ferramenta oferece, ou seja, sem utilizar a estratégia de identificar os predecessores de cada tarefas e amarrá-los com dependências, o seu projeto será inviável de realizar atualizações automáticas qdo uma tarefa atrasar, e todas as operações terão que ser realizadas manualmente. Isso toma muito tempo do GP. Se o projeto tiver 100 tarefas e, logo no início do projeto, uma delas atrasar, provavelmente o GP terá que atualizar 90 tarefas.

Eis um plano que vale à pena para um Gerente de Projetos. As tarefas estão bem definidas e organizadas em uma forma lógica. A duração de cada atividade estão configurada da maneira correta. O campo Predecessoras identifica os precursores reais e os recursos estão atribuídos para cada tarefa, permitindo o Ms Proejct nivelar o cronograma por inteiro.

Resumo:

1. Use o campo "Nome da Tarefa ou Task Name" para o seu único propósito: identificar as tarefas.
2. Tarefas devem preferencialmente representar atividades e entregáveis relevantes do projeto. Não confunda gerenciar projetos com controlar/acompanhar checklists ou tabelas de horários.
3. Identifique a duração de cada tarefa;
4. Somente conecte tarefas que sejam dependentes uma da outra.
5. Atribua recursos para cada tarefa e permita o Ms Proejct nivelar seu projeto e calcular as datas de início/término.